18.1. Pravila i načela javne nabave
Pravila za nabavu prije svega određuje činjenica je li prijavitelj obveznik Zakona o javnoj nabavi. Ako je prijavitelj obveznik Zakona o javnoj nabavi, nabava se provodi prema navedenom Zakonu. Ako prijavitelj nije obveznik Zakona o javnoj nabavi, primjenjuju se „postupci javne nabave za entitete koji nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi“, odnosno pravila određena dodatkom Ugovoru o korištenju bespovratnih sredstava. Dodatak ugovoru čini sažetak načela iz PRAG-a (Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EU-a trećim zemljama).
Ulaskom Hrvatske u Europsku uniju mijenjat će se pravila i procedure, pa su pravila opisana u nastavku aktualna za projekte koji će se financirati sredstvima već objavljenih natječaja. Nove natječaje za dodjelu bespovratnih sredstava trebat će posebno proučiti, kao i zadana pravila nabave.
18.2. ZAKON O JAVNOJ NABAVI
• Zakon se primjenjuje na javne i sektorske naručitelje (čl. 5 i 6) i druge subjekte kad je to predviđeno Zakonom
• ZJN primjenjuje se na nabave čija je vrijednost veća od 200.000 HRK za usluge i opremu; 500.000 HRK za radove (nabave manje od tih vrijednosti uređuje naručitelj internim aktom).
Načela javne nabave su sljedeća:
pravedno natjecanje i izbjegavanje sukoba interesa
ravnopravnost svih sudionika, bez diskriminacije i preferencija po bilo kojoj osnovi
učinkovito publiciranje i adekvatni rokovi: opsegom objave i duljinom natječaja osigurati tržišno nadmetanje
načela dodjele ugovora: transparentnost i objektivnost kriterija; ugovor se ne može dodijeliti retroaktivno
tretman svih dobavljača mora biti ravnopravan, nediskriminirajući
dokumentacija mora biti jasna, specifična, standardizirana; u skladu s najboljom međunarodnom praksom.
18.3. Planiranje nabave
Provođenje nabave vremenski je zahtjevna aktivnost i potrebno je osigurati, odnosno planirati dovoljno vremena za kvalitetnu pripremu i provedbu nabave. Važno je istaknuti da sve projektne aktivnosti trebaju biti dokumentirane na odgovarajući način i popraćene odgovarajućim dokumentima. Dokumenti moraju biti čuvani na propisani način, tj. svi originali i preslike dokumentacije moraju biti na jednom mjestu te se čuvati sedam godina od posljednjeg plaćanja.
U vezi s nabavom na projektu, prvi korak je proučiti pravila za nabavu. Drugi korak je planirati nabavu. Planiranje podrazumijeva da će se proračunske linije projekta, odnosno planirani troškovi analizirati; ondje gdje je moguće, stavke će se grupirati ako je moguće kupiti ih odjednom kod istog dobavljača.
Neovisno o tome što su pojedine srodne usluge ili oprema razdijeljeni u nekoliko proračunskih linija, to ne znači da se generički slične stavke nabavljaju isključivo razdvojeno, već ih je potrebno spojiti u jednu nabavu kad god analiza tržišta pokaže da je to moguće.
18.4. Vrste nabave
Razlikujemo tri vrste nabave, za:
- usluge
- robu i
- radove.
Procedure za provedbu razlikuju se u vrijednosti predmeta nabave. Razlikujemo sljedeće nabave:
- izravna nabava
- pregovaračka procedura
- lokalni otvoreni natječaj
- međunarodni ograničeni natječaj
- međunarodni otvoreni natječaj.
Pragovi za sekundarnu nabavu prikazani su na slici:
U nastavku ćemo opisati dvije najčešće nabave: izravnu nabavu i pregovaračku proceduru.
18.5. Izravna nabava
Izravna nabava, eng. single tender, provodi se za nabave u kojima je jedinična cijena predmeta nabave manja od 20.000 eura.
Koraci su:
- istražiti tržište: poslati zahtjev dovoljnom broju potencijalnih pružatelja usluga, odnosno dobavljača, kako bi se dobila barem jedna zadovoljavajuća ponuda, u pogledu financija i kvalitete
- pregovarati s dobavljačem koji je ponudio ekonomski najpovoljniju ponudu u slučaju nabave robe ili najkvalitetniju u slučaju nabave usluga
- potpisati ugovor, tj. kupiti, platiti račun.
Važno je istaknuti da ne smije biti umjetnog dijeljenja natječaja da bi se izbjegla pravila nabave, tj. da bi se pojednostavnila procedura i omogućila izravna nabava. Kad god jedan dobavljač može pružiti svu opremu, više stavki treba spojiti u jednu nabavu. Isto se primjenjuje i na pružanje usluga.
18.6. Pregovaračka procedura
Pregovaračka procedura, engl. competitive negotiated procedure, ima sljedeće faze:
1. faza: Priprema natječajne dokumentacije
I. priprema istraživanja tržišta – potrebno je identificirati barem tri potencijalna dobavljača za svaku stavku iz proračuna
II. provjeriti nacionalnost tvrtke i pravilo podrijetla
III. pripremiti dokumente za natječajnu dokumentaciju.
U pripremi natječajne dokumentacije
preporučeno je primijeniti predloške koje je osiguralo ugovorno tijelo
posebnu pozornost treba posvetiti pripremi kriterija za odabir najpovoljnije ponude
sve osobe uključene u pripremu natječajne dokumentacije trebaju potpisati Izjavu o objektivnosti i povjerljivosti, s ciljem isključivanja mogućnosti sukoba interesa.
2. faza: Slanje natječajne dokumentacije potencijalnim dobavljačima
I. šalje se poziv za javljanje na natječaj i uvjeti nabave, engl. Terms of Reference (ToR) koji sadrži opis tražene usluge, opreme ili radova i druge informacije o projektu i provedbi: rokovi, način plaćanja, izvještavanje
II. u pozivu je definiran rok za dostavu ponuda.
Nakon isteka roka za dostavu ponuda počinje faza evaluacije.
3. faza: Evaluacija
Evaluacijski proces sastoji se od sljedećih koraka:
I. imenovanje članova odbora za ocjenjivanje ponuda – odbor ima najmanje tri člana s pravom glasa i barem jednog člana bez prava glasa, to je predsjedatelj, a dodatno može biti imenovan i tajnik
II. pristigle ponude treba registrirati i ne otvarati ih do prvog sastanka odbora za ocjenjivanje ponuda
III. pozvati članove odbora za ocjenu ponuda na sastanak
IV. otvaranje ponuda
V. provođenje ocjenjivanja ponuda
- uloga je predsjedatelja da osigura regularnost procedure, nepristranost i transparentnost evaluacije
- tajnik vodi bilješke i priprema evaluacijsko izvješće
- evaluatori moraju biti ravnopravni, a za svoju ulogu moraju imati adekvatna stručna znanja
VI. pisanje evaluacijskog izvješća.
Ugovorna tijela mogu definirati da se planirani evaluacijski proces obavezno najavi, odnosno da se o njemu obavijesti ugovorno tijelo. Ugovorno tijelo može odlučiti da njihov predstavnik sudjeluje kao promatrač u procesu evaluacije.
Evaluacijski proces zahtijeva sljedeće:
- da se zabilježe svi koraci, rasprave i odluke
- da se dokumentira i arhivira sva natječajna dokumentacija: tender dossie, imenovanja i deklaracije, evaluacijske tablice, zaprimljene ponude, komunikacija s natjecateljima itd.
- promatrač, engl. observer, u evaluacijskom postupku ne smije biti ponuđač.
4. faza: Pripreme za potpisivanje ugovora
I. odabrani podugovaratelj mora dokazati prihvatljivost
II. neuspješnim ponuditeljima šalje se obavijest
III. priprema se ugovor.
5. faza: Potpisivanje ugovora
6. faza: Nakon sklapanja ugovora:
I. provodi se postupak oslobađanja od PDV-a
II. provjerava se isporučena oprema ili usluga – odgovaraju li narudžbi
III. preuzima se uvjerenje o podrijetlu najkasnije s prvom uplatom
IV. ako postoje postprodajne usluge, treba ih dokazati dokumentima
V. provode se plaćanja
VI. ispunjavaju i ovjeravaju obrasci za privremeno i finalno preuzimanje, engl. provisional and final acceptance
VII. dokumentacija se čuva punih sedam godina od posljednjeg plaćanja.
