4. Upravljanje projektnim ciklusom

4.1. Uvod

Upravljanje projektnim ciklusom (UPC ili PCM – Project Cycle Management) naziv je cjelokupnog procesa čiji je rezultat provedba odabranog projekta u sklopu objavljenog natječaja. Metodologiju upravljanja projektnim ciklusom (UPC) usvojila je Europska komisija 1992. Prema PCM Guidelines Europske komisije, UPC je “složen i kreativan proces… koji uključuje i pregovaranje o odlukama koje su prihvatljive glavnim dionicima (stakeholders)”, stoga su “timski rad, pregovaračke i komunikacijske sposobnosti najvažnije za učinkovit PCM”.

UPC/PCM proces sastoji se od jasno utvrđenih faza koje su međusobno ovisne – prethodna faza treba biti dovršena prije nego što počne iduća:

4.1

UPC primijenjen na EU fondove ne pokriva samo klasični pristup projektima, već i razvoj i provedbu masterplanova i nacionalnih razvojnih strategija, regionalnih operativnih programa, strategija razvoja ljudskih resursa, te je osnovni alat EU-a za provedbu svih politika/programa i projekata. To znači da se i krajnji korisnici EU sredstava i same zemlje korisnice koriste UPC-om za pripremu (dizajn) i provedbu.

Iz izloženog je očito (a i na gornjem prikazu vidljivo) da razlikujemo dva pojma: program i projekt.

Program je okvir za planiranje aktivnosti unutar određenog sektora ili područja. Aktivnosti traju dulje vrijeme i mogu se prilagođavati, a obično sadrže skup uvjeta za implementaciju i vođenje, plaćanje i kontrolu projekata (koji se održavaju unutar programa).

Projekt je aktivnost unutar određenog sektora ili područja. Karakteristika projekta je da je ograničen u izvorima (vrijeme, ljudi, novac) te da sadrži konkretne ciljeve, prioritete te proračun i vremenski raspored aktivnosti.

Cilj UPC-a je povećanje kvalitete projekata, njihove provedbe, izbjegavanja najčešćih pogrešaka te poboljšanje upravljanja aktivnostima na projektima i programima svih vrsta. Poboljšanje kvalitete programa, a time i projekata, postiže se uzimajući u obzir njihovu relevantnost, učinkovitost za postizanje osnovnih ciljeva, izvedivost i održivost.

Svaka faza projektnog ciklusa je strukturiran i jasan proces donošenja odluka, uz povratnu informaciju iz faze evaluacije. UPC osigurava uključenost i odgovornost dionika u proces donošenja odluka i inzistira na timskom radu i komunikaciji.

4.2. Programiranje

Programiranje – na razini programa, u ovoj fazi prepoznaju se problemi na nacionalnoj razini zemlje korisnice i područja na kojima problemi postoje, definiraju se prioriteti i ciljevi koji se žele postići. Pripremaju se strateški dokumenti temeljeni na analizi situacije zemlje korisnice na nacionalnoj i sektorskoj razini (SWOT identifikacija, dionici, potrebe, mogućnosti i ograničenja), analizi socio-ekonomskih indikatora (nacionalni prioriteti i prioriteti EU-a), u svrhu identificiranja i usuglašavanja o glavnim ciljevima i prioritetima te izrade relevantnog i izvedivog programskog okvira.

Na razini projekta, za korisnike bespovratnih sredstava ova faza počinje objavom natječaja (ili poziva na dostavu prijedloga projekata) koji sadrži prioritete neke sektorske politike, programa i/ili nacionalnih strategija. Korisnik treba u objavljenoj natječajnoj dokumentaciji (UzP/GfA) proučiti opisanu situaciju na nacionalnoj i regionalnoj razini, stanje u sektoru, identificirane probleme, prioritete i ciljeve koje zemlja korisnica želi ostvariti provedbom projekata koji će financirati u sklopu programa, natječaja (ili poziva na dostavu prijedloga projekata). Osim toga, korisnik treba provjeriti uvjete za prijavitelje i partnere i prihvatljive aktivnosti i troškove. Ako su uvjeti prihvatljivi, a korisnikova projektna ideja usklađena s ciljevima natječaja, korisnik nastavlja s idućom fazom UPC-a.

4.3. Identifikacija

Identifikacija – u ovoj fazi analiziraju se ideje za potencijalne projekte, njihova relevantnost i izvedivost. U bliskoj suradnji sa zainteresiranim dionicima radi se na identifikaciji konkretnih mjera/ideja/koncepata/projekata za koje se traži (su)financiranje EU-a i provjerava se jesu li u skladu s nacionalnim i EU razvojnim ciljevima i prioritetima. Konačni cilj faze identifikacije je na razini programa (zemlja korisnica) ili projekta (korisnik/potencijalni prijavitelj) definirati „središnji problem“, njegove uzroke i prijedlog rješenja, odnosno definirati programske/projektne ciljeve, predviđene aktivnosti i procjenu troškova. Ako je projektna ideja, nakon te detaljne analize, i dalje usklađena s ciljevima i uvjetima natječaja, korisnik nastavlja s idućom fazom UPC-a.

4.4. Formuliranje

Formuliranje – zapravo je to detaljna razrada projekta, u kojoj je prvi korak definirati i detaljno objasniti opće i specifične ciljeve koji se žele postići. Slijedi definiranje ciljnih skupina i razlozi biranja baš tih skupina. Daljnja razrada obuhvaća detaljno definiranje aktivnosti koje će voditi ostvarivanju zacrtanih ciljeva, njihov vremenski raspored, potrebne resurse i proračun potreban za provedbu projekta. Jedan od najvažnijih elemenata kojem je potrebno posvetiti veliku pozornost je dokazivanje relevantnosti projekta u odnosu na potrebe ciljne skupine, usklađenost s nacionalnim politikama i strategijama te hoće li rezultati projekta biti održivi i nakon završetka projekta.

4.5. Financiranje

Financiranje – kako se iz naziva razabire, u ovoj fazi donosi se odluka hoće li se projekt financirati ili neće. Ako je projekt dobio dovoljan broj bodova evaluacijskog odbora, prije potpisivanja ugovora o sufinanciranju detaljno se pregledava proračun projekta, procjenjuje se jesu li troškovi nužni za provedbu opisanih projektnih aktivnosti i jesu li realno procijenjeni (ako korisnik ne može opravdati iznose navedene u proračunu, iznosi se smanjuju za procijenjeni višak sredstava – „čišćenje proračuna“). Potpisanim ugovorom o sufinanciranju završava ova faza UPC-a.

4.6. Provedba

Provedba – faza koja je za korisnika u najmanju ruku jednako zahtjevna kao i prethodne, ako ne i najzahtjevnija faza UPC-a. U toj fazi počinje provedba aktivnosti u skladu s potpisanim ugovorom o darovnici kako bi se ostvarili definirani rezultati i ciljevi. Obavezno je kontinuirano praćenje napretka projektnih aktivnosti i projekta u cjelini te izvještavanje o poduzetim aktivnostima i ostvarenim rezultatima. Uz izvještavanje i dokumentiranje provedbe projekta, jedan od ključnih elemenata uspješne provedbe je sekundarna nabava, koja je detaljnije razrađena u daljnjim poglavljima.

4.7. Evaluacija

Evaluacija – nakon završetka provedbe, u ovoj se fazi evaluira uspješnost projekta: jesu li postignuti definirani ciljevi, kakav je utjecaj projekt imao na ciljne skupine i jesu li za ciljne skupine ostvarene planirane koristi. Ocjenjuje se što je učinjeno dobro, a što loše, relevantnost, efikasnost i učinkovitost poduzetih projektnih aktivnosti. Rezultati evaluacije te prijedlozi za poboljšanja podloga su korisniku za planiranje budućih aktivnosti i formuliranje novih projekata na temelju naučenih lekcija iz prethodnih faza provedbe.