6. Opis projektne ideje za prijavu na natječaj

6.1. Sažetak

Neovisno o tome iz kojih sredstava će se financirati, svaki projekt mora ispunjavati određene uvjete, odnosno imati definirane obavezne elemente.

Projektima nazivamo poslove koji imaju točno određene ciljeve, a treba ih ostvariti u zadanom vremenu i unaprijed poznatim resursima. Svrha svakog projekta je očekivana pozitivna promjena.

Kad je posao organiziran projektno, uz naziv projekta poznato je sljedeće:

1) ZAŠTO je projekt pokrenut, koja pozitivna promjena se očekuje

2) ŠTO je očekivana isporuka, odnosno rezultat projekta

3) KOME su namijenjeni rezultati projekta

4) KAKO će se projekt ostvariti, kojim aktivnostima, odnosno radnim paketima i zadacima

5) TKO će biti odgovoran za provedbu projektnih aktivnosti

6) KADA će se projekt provoditi, koliko će trajati ili do kojeg roka će biti završen

7) KOLIKO resursa će biti potrebno za ostvarenje projekta, odnosno realizaciju projektnih aktivnosti.

Kad se piše projektna prijava, odgovori na navedena pitanja daju kratak opis projekta, odnosno sažetak.

Katkad se u obrascima za prijavu odgovori na ta pitanja, odnosno sažetak, pišu u jednoj tablici, ili u dvije, sa sljedećim elementima:

Screenshot at Nov 30 15-15-08

Neovisno o tome očekuje li se u obrascu sažetak u tablici ili ne očekuje, nužno je odgovoriti sažeto na sva navedena pitanja jer se time dobiva zaokružena slika o projektu koja se daljnjom razradom opisa potvrđuje i argumentira.

6.2. Naziv projekta

Podrazumijeva se da svaki projekt ima naziv. Poželjno je da projekt ima dugi i kratki naziv. Sam naziv projekta ne ocjenjuje se u projektnoj prijavi, pa su sljedeći savjeti u vezi s nazivom samo prijedlozi i ne treba ih se strogo pridržavati.

Dugi naziv navodi se zato da se iz njega jasno razumije o kojoj vrsti projekta se radi, koja je tema ili sektor projekta te, ako je moguće, po čemu je projekt specifičan u odnosu na ostale koji će se prijaviti na natječaj, npr. uže područje koje pokriva ili regija na koju se odnosi ili specifični korisnici kojima je namijenjen i sl.

Kratki naziv može biti akronim ili neki slogan i taj se naziv uglavnom upotrebljava u opisivanju projekta, u prezentaciji projekta, na internetskoj adresi i dr. Poželjno je da ima poveznicu ili da asocira na temu projekta, da se lako izgovara i lako deklinira.

6.3. Svrha projekta i ciljevi

Svrha svakog projekta je očekivana pozitivna promjena.

Povod za promjenu može biti različit: očekivanja klijenata od tvrtke, nezadovoljstvo zaposlenika u organizaciji, potrebe zajednice za boljim socijalnim uslugama, želja za realizacijom inovativnih rješenja za neki postojeći ili posve nov poslovni proces, proizvod ili uslugu itd. Razlog pokretanja uvijek ima zajedničku crtu, a to je poboljšanje uvjeta rada i života. Pri tome je ključno istaknuti da očekivana promjena mora pridonijeti ostvarivanju općih i specifičnih ciljeva programa na temelju kojega je objavljen natječaj.

I projekt ima ciljeve; njima se definira što se projektom želi postići. Razlikujemo opće i specifične ciljeve. Opći cilj projekta određuje općenito čemu projekt pridonosi. Projektima koji se djelomično financiraju sredstvima iz europskih fondova pridonosi se ostvarenju ciljeva programa temeljem kojih je raspisan poziv za prijavu projekata. Opći cilj projekta zato mora odgovarati ciljevima programa.

Specifični ciljevi još određenije opisuju na što je projekt usmjeren. Kad opisujemo projekt, specifični ciljevi su dobro definirani ako su vrlo jasni i konkretni te ako je moguće provjeriti jesu li ostvareni, odnosno ako su mjerljivi.

Odnos općih i specifičnih ciljeva treba biti takav da vrijedi sljedeće: „Ako se ostvare specifični ciljevi projekta, projekt će pridonijeti ostvarivanju općeg cilja.“

Osim razlike na koju upućuju i njihovi nazivi, opći i specifični ciljevi razlikuju se i po tome koliko izravno projekt pridonosi ostvarivanju cilja. Ostvarivanje specifičnih ciljeva ovisi izravno o prijavitelju i partnerima. Stoga prijavitelj i partneri moraju tako definirati specifične ciljeve da budu sigurni da će ih moći ostvariti. Opći cilj ne ovisi nužno samo o jednom projektu, već i o drugim projektima koji će se financirati natječajem za dodjelu bespovratnih sredstava. Svi projekti zajedno pridonose ostvarivanju ciljeva natječaja i programa na temelju kojega je natječaj objavljen.

Razlika između općeg i specifičnog cilja je i u vremenu ostvarivanja. Specifične ciljeve projekt treba ostvariti najkasnije do završetka projekta. Zbog ostvarivanja specifičnih ciljeva, pokrenut će se pozitivne promjene koje će utjecati na ostvarivanje općeg cilja, pa se može očekivati da se opći ciljevi djelomično ostvare odmah nakon završetka projekta, a djelomično da se ostvare u vremenu od godinu dana ili dulje nakon završetka projekta.

6.4. Indikatori

Dobri su samo oni ciljevi koji su mjerljivi, tj. definirani tako da je moguće jednoznačno provjeriti jesu li ostvareni. Indikatori su podaci koji opisuju kako će se provjeriti je li cilj ostvaren. Stoga indikatori moraju sadržavati mjeru, očekivanu vrijednost i vrijeme kad se očekuje da je cilj bude ostvaren. Važno je i da indikator bude relevantan pokazatelj.

Postoji engleski akronim SMART koji predstavlja karakteristike dobro definiranog cilja, a to su:

Screenshot at Nov 30 15-18-20

Time se na još jedan način želi istaknuti da dobro definirani ciljevi imaju indikatore, tj. mjerljive pokazatelje kojima je moguće dokazati da je cilj dosegnut.

Primjeri dobro definiranih ciljeva i pripadajućih indikatora izloženi su u nastavku.

Screenshot at Nov 30 15-19-42

Indikatori su pokazatelji ne samo za ispunjenje ciljeva nego i za mjerljivost isporuka.

Uz svaki indikator mora biti naveden i izvor provjere, tj. u kojem dokumentu i na kojem mjestu će se moći doći do informacije o tome koja je vrijednost postignuta, gdje će se i kako dokumentirati mjerljiva realizacija. Npr. izvješće Državnog zavoda za statistiku, arhiva projektne dokumentacije na internetskim stranicama, baza slika s održanih predavanja dostupna na društvenim mrežama, arhiva u tajništvu ili računovodstvenom odjelu itd.

6.5. Projektne isporuke

Isporuke su konkretne usluge, proizvodi ili procesi nastali tijekom projekta, a služe postizanju ciljeva. Drugim riječima, projektne isporuke su sredstvo postizanja cilja.

Slični ili jednaki projektni ciljevi mogu se postići različitim projektnim isporukama.

Npr. ako je nekom poduzetniku cilj povećati konkurentnost, a specifičan cilj modernizacija proizvodnje, tada isporuku projekta mogu činiti npr. novi strojevi i novi alati. Ili npr. proizvodni proces temeljen na neobnovljivim izvorima energije može biti zamijenjen procesom temeljenim na obnovljivim izvorima energije.

Drugi primjer može za cilj imati povećanje svjesnosti o važnosti zdrave prehrane i redovitog kretanja. I dok će jedan projekt isporučiti npr. edukativne radionice, drugi može isporučiti videospotove i radijske reklame, treći npr. edukativne staze u prirodi.

I na opis projektnih isporuka može se primijeniti model SMART. Isporuke moraju biti specifične, konkretne, mjerljive. Npr. za edukativnu radionicu indikatori mogu pokazivati broj radionica, njihovo trajanje, broj polaznika i teme. Za edukativne staze u prirodi indikator može biti npr. dužina staza, broj edukativnih ploča na stazi itd. Drugim riječima, indikatori za isporuke, kao i za ciljeve, omogućavaju provjeru je li postignuto, odnosno ostvareno u skladu s planom, s unaprijed definiranim očekivanjima.

Možda je zanimljivo istaknuti poveznicu isporuka i ciljeva te projekata i programa. Baš kao što se različitim isporukama mogu postići jednaki ciljevi, tako se i različitim projektima i njihovim ciljevima može postići ostvarivanje ciljeva natječaja i programskih ciljeva. A u konačnici i strateškim ciljevima definiranima lokalnim, nacionalnim i europskim strategijama.