5. O natječajima i pozivima

5.1. Kako do informacija?

Kada imamo projektnu ideju čiju realizaciju želimo financirati iz EU fondova, potrebno je ideju prijaviti na neki od objavljenih poziva, odnosno natječaja. Kako saznati za natječaj?

Danas je većina informacija, pa tako i onih koje se odnose na EU fondove i natječaje, dostupna na internetu. Postoji mnogo stranica različitih agencija i upravnih tijela, na hrvatskom i engleskom jeziku, akreditiranih za upravljanje programima EU-a, koje na svojim internetskim stranicama objavljuju mogućnosti financiranja iz EU fondova (pretpristupnih programa i različitih programa Zajednice). Istovremeno postoji i mnogo udruga i organizacija koje na svojim stranicama izlažu relevantne informacije zainteresiranim stranama.

U Hrvatskoj je donedavno središnja internetska stranica za EU fondove bila www.safu.hr, međutim, ulaskom Hrvatske u Europsku uniju zamijenila ju je stranica www.strukturnifondovi.hr

Svima koji se još nisu koristili navedenom stranicom preporučujemo da pogledaju kratki uvod i pregled sadržaja dostupnih na toj stranici.

Također je preporučljivo pratiti internetsku stranicu Europske komisije EuropeAid na kojoj se objavljuju natječaji iz pretpristupnih programa namijenjeni zemljama u procesu pristupanja Europskoj uniji. Iako je Hrvatska pristupila EU, na ovoj stranici se mogu pronaći natječaji prekogranične suradnje sa zemljama pristupnicama zemljopisno bliskima Hrvatskoj, koji mogu biti pogodni za prijavu projektne ideje.

Na stranici EuropeAid mogu se dobiti informacije o tome koji su natječaji najavljeni, objavljeni ili zatvoreni, mogu se pregledavati svi natječaji o potencijalnim ugovorima o uslugama, nabavi opreme i građevinskim radovima te o pozivima za dostavu projektnih prijedloga (grant sheme) koje Europska unija financira u različitim zemljama Europe i svijeta prema vrsti projekata ili prema regiji u kojoj se natječaj objavio.

5.2. Kako čitati natječaje za dodjelu bespovratnih sredstava (grant sheme)

Na koji natječaj ćemo prijaviti svoju projektnu ideju? Ne može se bilo koji projekt prijaviti na bilo koji natječaj, već je bitno identificirati prikladan natječaj. S obzirom na to da su sredstva iz EU fondova novac poreznih obveznika Europske unije, ta se sredstva dodjeljuju prema zadanim pravilima onim projektima koji pridonose razvojnim ciljevima Republike Hrvatske i Europskoj uniji u cjelini. Na natječajima će se najbolje bodovati inovativne projektne ideje koje donose dodatnu vrijednost, pridonose realizaciji lokalnih, regionalnih i europskih strategija, a posebno ako adresiraju specifične ciljeve natječaja za dodjelu bespovratnih sredstava na koji se prijavljuju. Stoga naš projekt mora odgovarati zahtjevima natječaja, a da bi to bilo moguće, potrebno je razumjeti natječaj i razloge za njegovo objavljivanje.

Uobičajeno, stranica s informacijama o natječaju, odnosno pozivu za dodjelu bespovratnih sredstava sadrži niz podataka i dokumenata, a izgleda kao na sljedećim slikama:

npr. stranica na www.strukturni fondovi.hr:                                                                         ili kao na EuropeAid:

5.3. Prvi koraci u upoznavanju natječaja

Nakon objave natječaja, odnosno poziva za dodjelu bespovratnih sredstava (engl. Call for Proposals), prvi je korak proučiti Upute za prijavitelje, skraćeno UzP, ili engleski – Guidelines for Applicants, skraćeno GfA. To je glavni natječajni dokument i sadrži sve bitne informacije i kriterije za izradu projektnih prijedloga, kao i upute o dostavi projektnih prijedloga. Preporučljivo je temeljito pročitati dokument prije početka izrade projekta i prijave na natječaj, ali i tijekom cijelog postupka povremeno provjeravati promjene u dokumentu koje se objavljuju na internetskoj stranici na kojoj je objavljen i natječaj.

Iz Uputa za prijavitelje/Guidelines for Applicants/ najvažnije je utvrditi:

  • razlog raspisivanja natječaja – ciljeve natječaja
  • prihvatljivost prijavitelja i partnera
  • prihvatljivost projekta, odnosno usklađenost projektnog prijedloga s ciljevima natječaja
  • financijske okvire i udio sufinanciranja
  • prihvatljive i neprihvatljive aktivnosti, važne zbog relevantnosti projekta
  • prihvatljive i neprihvatljive aktivnosti troškova
  • potencijalne ciljne skupine
  • obrazac za ocjenjivanje (poznati su kriteriji za dodjelu ugovora)
  • upute za slanje: rokovi, način pakiranja, podaci na omotnici
  • ostale relevantne informacije.

Prvo što u UzP/GfA treba provjeriti jest prihvatljivost prijavitelja i partnera na natječaju. Obično se provjerava je li prijaviteljeva/partnerova organizacija prihvatljiva pravna osoba (npr. trgovačko društvo, udruga, jedinica lokalne/područne samouprave i sl.), je li prihvatljiva prema državi i/ili mjestu sjedišta, a katkad i prema starosti organizacije ili solventnosti. Pritom treba iznimno paziti, jer ako prijavitelj/partner nije prihvatljiv prema uvjetima natječaja, projektni prijedlog neće biti dalje razmatran, niti imati mogućnosti za financiranje.

Zatim treba proučiti ciljeve natječaja (opće i specifične), ciljnu skupinu, vrste prihvatljivih projekata i aktivnosti te procijeniti usklađenost projekta koji želimo prijaviti na natječaj s navedenim parametrima. U UzP/GfA uobičajeno je navedena indikativna lista aktivnosti koja daje načelne okvire za dizajn projekta. Posebno je važna indikativna lista, a inovativno razmišljanje uvijek je dobrodošlo.

U pogledu financijskih okvira i udjela sufinanciranja, u UzP/GfA u većini je slučajeva definiran ukupan iznos sredstava kojima natječaj raspolaže te minimalni i maksimalni iznos sufinanciranja pojedinog projekta koji se na natječaj može prijaviti. Definirani su i prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi, što je važno u planiranju aktivnosti te u izradi proračuna projekta. Ako su prijavitelj, svrha projekta i projektne aktivnosti prihvatljivi, u ovom koraku provjeravamo jesu li natječajem predviđena financijska sredstva i uvjeti odgovarajući za provedbu projekta.

Ako su prethodni koraci uspješno savladani (ako je na njih pozitivno odgovoreno), idući je korak pregled projektne dokumentacije potrebne za prijavu. Natječaji su otvoreni minimalno 45 dana, a u posljednje vrijeme i znatno dulje – ponekad čak i godinu dana, odnosno do iskorištenja ukupnog iznosa sredstava kojim natječaj raspolaže. Rokovi koji su definirani u UzP/GfA su fiksni i isključivi; u slučaju kašnjenja, projektni prijedlog se odbacuje u prvom koraku procesa odabira. Da bi se projekt pravovremeno poslao, treba pripaziti na rokove te priloženu dokumentaciju uz prijavu na natječaj.

Budući da postoji mogućnost objave dodatnih informacija, ispravaka natječaja (engl. Corrigendum), objave službenih pitanja i odgovora itd., navedene korake treba ponavljati i nakon inicijalne provjere, odnosno nakon objave natječaja. Naime, dok traje natječaj mogu se postavljati pitanja (pisanim putem), što omogućuje potencijalnom prijavitelju razjašnjavanje nejasnoća u tekstu natječaja. Ugovorno tijelo ima obavezu odgovoriti pisanim putem na sve upite koje zaprimi, i to na internetskim stranicama na kojima je natječaj objavljen. Stoga je preporuka periodički (npr. tjedno) provjeravati na internetskoj stranici na kojoj je natječaj objavljen jesu li priložene dodatne informacije.

Gotovo svi novi natječaji uz objavu natječaja imaju i poziv na tzv. Informativne radionice na kojima potencijalni podnositelji mogu dobiti informacije o samom natječaju i natječajnoj proceduri, što je preporučljiv uvod u izradu prijave.