9. Organizacijska struktura projekta

Svaki projekt ima voditelja projekta i projektni tim, ali projektni tim mora surađivati i s drugim tijelima i organizacijama, kao što je ugovorno tijelo, suradnici na projektu, dobavljači, javnost (izravno ili putem medija) itd.

Prilikom opisa projekta, u projektnoj prijavi treba opisati međusobne odnose svih ili ključnih sudionika na projektu, odnosno dati pregled organizacijske strukture projekta. Organizacijska struktura projekta može se prikazati slikom, ali treba dodatno opisati svakog sudionika, njegovu ulogu na projektu i njegove odgovornosti.

Primjer organizacijske strukture projekta prikazan je na sljedećoj slici:

91

U primjeru na slici, ugovorno tijelo je Predstavništvo Europske komisije, glavni korisnik je Ministarstvo obrazovanja, znanosti i tehnologije, nadzorni odbor projekta čine predstavnici Ministarstva, delegacije EK-a i projektnog tima, a projektni tim koordinira rad radnih skupina za pojedina područja projekta te organizira fokus grupe u cilju intervjuiranja korisničkih skupina i suradnje s njima. Za svako tijelo na slici organizacijske strukture projekta navest ćemo u projektnoj prijavi informacije tko sve sudjeluje u radu tijela, koja je čija uloga i odgovornost tih članova.

U opisu organizacijske strukture poželjno je opisati kako je planirana komunikacija tijekom projekta. Opis komunikacije uključivat će način komuniciranja pojedinog tijela s projektnim timom, učestalost i oblike komunikacije (npr. kojom dinamikom će projektni tim slati izvještaje ugovornom tijelu ili koliko često i gdje će se održavati sastanci nadzornog odbora, tko ih saziva i tko je sve obavezan biti na njima ili npr. koje odluke se mogu odobriti komunikacijom elektroničkom poštom i dr.).

Drugi primjer opisa organizacijske strukture detaljnije opisuje sam projektni tim i radne grupe. Shema organizacijske strukture prikazana je na sljedećoj slici.

Screenshot at Nov 30 16-49-34

U ovom primjeru, uz sliku valja opisati npr. koliko članova ima nadzorni odbor i iz kojih organizacija se oni imenuju, koja je uloga voditelja projekta, uloga pojedinih članova tima i kako će tim komunicirati s radnim grupama, npr. hoće li po jedan član tima biti ujedno i voditelj radne grupe i sl.

Iz organizacijske strukture uglavnom možemo zaključiti je li upravljanje projektom dobro organizirano, jesu li uloge i odgovornosti dobro raspoređene, te je li unaprijed poznat komunikacijski plan, što je ključno za uspješnost dobre provedbe projekta.