18. Nabava

18.1. Pravila i načela javne nabave

Pravila za nabavu prije svega određuje činjenica je li prijavitelj obveznik Zakona o javnoj nabavi. Ako je prijavitelj obveznik Zakona o javnoj nabavi, nabava se provodi prema navedenom Zakonu. Ako prijavitelj nije obveznik Zakona o javnoj nabavi, primjenjuju se „postupci javne nabave za entitete koji nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi“, odnosno pravila određena dodatkom Ugovoru o korištenju bespovratnih sredstava. Dodatak ugovoru čini sažetak načela iz PRAG-a (Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EU-a trećim zemljama).

Ulaskom Hrvatske u Europsku uniju mijenjat će se pravila i procedure, pa su pravila opisana u nastavku aktualna za projekte koji će se financirati sredstvima već objavljenih natječaja. Nove natječaje za dodjelu bespovratnih sredstava trebat će posebno proučiti, kao i zadana pravila nabave.

18.2. ZAKON O JAVNOJ NABAVI

Zakon se primjenjuje na javne i sektorske naručitelje (čl. 5 i 6) i druge subjekte kad je to predviđeno Zakonom

ZJN primjenjuje se na nabave čija je vrijednost veća od 200.000 HRK za usluge i opremu; 500.000 HRK za radove (nabave manje od tih vrijednosti uređuje naručitelj internim aktom).

Načela javne nabave su sljedeća:

pravedno natjecanje i izbjegavanje sukoba interesa

ravnopravnost svih sudionika, bez diskriminacije i preferencija po bilo kojoj osnovi

učinkovito publiciranje i adekvatni rokovi: opsegom objave i duljinom natječaja osigurati tržišno nadmetanje

načela dodjele ugovora: transparentnost i objektivnost kriterija; ugovor se ne može dodijeliti retroaktivno

tretman svih dobavljača mora biti ravnopravan, nediskriminirajući

dokumentacija mora biti jasna, specifična, standardizirana; u skladu s najboljom međunarodnom praksom.

18.3. Planiranje nabave

Provođenje nabave vremenski je zahtjevna aktivnost i potrebno je osigurati, odnosno planirati dovoljno vremena za kvalitetnu pripremu i provedbu nabave. Važno je istaknuti da sve projektne aktivnosti trebaju biti dokumentirane na odgovarajući način i popraćene odgovarajućim dokumentima. Dokumenti moraju biti čuvani na propisani način, tj. svi originali i preslike dokumentacije moraju biti na jednom mjestu te se čuvati sedam godina od posljednjeg plaćanja.

U vezi s nabavom na projektu, prvi korak je proučiti pravila za nabavu. Drugi korak je planirati nabavu. Planiranje podrazumijeva da će se proračunske linije projekta, odnosno planirani troškovi analizirati; ondje gdje je moguće, stavke će se grupirati ako je moguće kupiti ih odjednom kod istog dobavljača.

Neovisno o tome što su pojedine srodne usluge ili oprema razdijeljeni u nekoliko proračunskih linija, to ne znači da se generički slične stavke nabavljaju isključivo razdvojeno, već ih je potrebno spojiti u jednu nabavu kad god analiza tržišta pokaže da je to moguće.

18.4. Vrste nabave

Razlikujemo tri vrste nabave, za:

  • usluge
  • robu i
  • radove.

Procedure za provedbu razlikuju se u vrijednosti predmeta nabave. Razlikujemo sljedeće nabave:

  • izravna nabava
  • pregovaračka procedura
  • lokalni otvoreni natječaj
  • međunarodni ograničeni natječaj
  • međunarodni otvoreni natječaj.

Pragovi za sekundarnu nabavu prikazani su na slici:

18.1

U nastavku ćemo opisati dvije najčešće nabave: izravnu nabavu i pregovaračku proceduru.

18.5. Izravna nabava

Izravna nabava, eng. single tender, provodi se za nabave u kojima je jedinična cijena predmeta nabave manja od 20.000 eura.

Koraci su:

  1. istražiti tržište: poslati zahtjev dovoljnom broju potencijalnih pružatelja usluga, odnosno dobavljača, kako bi se dobila barem jedna zadovoljavajuća ponuda, u pogledu financija i kvalitete
  2. pregovarati s dobavljačem koji je ponudio ekonomski najpovoljniju ponudu u slučaju nabave robe ili najkvalitetniju u slučaju nabave usluga
  3. potpisati ugovor, tj. kupiti, platiti račun.

Važno je istaknuti da ne smije biti umjetnog dijeljenja natječaja da bi se izbjegla pravila nabave, tj. da bi se pojednostavnila procedura i omogućila izravna nabava. Kad god jedan dobavljač može pružiti svu opremu, više stavki treba spojiti u jednu nabavu. Isto se primjenjuje i na pružanje usluga.

18.6. Pregovaračka procedura

Pregovaračka procedura, engl. competitive negotiated procedure, ima sljedeće faze:

1. faza: Priprema natječajne dokumentacije

I. priprema istraživanja tržišta – potrebno je identificirati barem tri potencijalna dobavljača za svaku stavku iz proračuna

II. provjeriti nacionalnost tvrtke i pravilo podrijetla

III. pripremiti dokumente za natječajnu dokumentaciju.

U pripremi natječajne dokumentacije

preporučeno je primijeniti predloške koje je osiguralo ugovorno tijelo

posebnu pozornost treba posvetiti pripremi kriterija za odabir najpovoljnije ponude

sve osobe uključene u pripremu natječajne dokumentacije trebaju potpisati Izjavu o objektivnosti i povjerljivosti, s ciljem isključivanja mogućnosti sukoba interesa.

2. faza: Slanje natječajne dokumentacije potencijalnim dobavljačima

I. šalje se poziv za javljanje na natječaj i uvjeti nabave, engl. Terms of Reference (ToR) koji sadrži opis tražene usluge, opreme ili radova i druge informacije o projektu i provedbi: rokovi, način plaćanja, izvještavanje

II. u pozivu je definiran rok za dostavu ponuda.

Nakon isteka roka za dostavu ponuda počinje faza evaluacije.

3. faza: Evaluacija

Evaluacijski proces sastoji se od sljedećih koraka:

I. imenovanje članova odbora za ocjenjivanje ponuda – odbor ima najmanje tri člana s pravom glasa i barem jednog člana bez prava glasa, to je predsjedatelj, a dodatno može biti imenovan i tajnik

II. pristigle ponude treba registrirati i ne otvarati ih do prvog sastanka odbora za ocjenjivanje ponuda

III. pozvati članove odbora za ocjenu ponuda na sastanak

IV. otvaranje ponuda

V. provođenje ocjenjivanja ponuda

  • uloga je predsjedatelja da osigura regularnost procedure, nepristranost i transparentnost evaluacije
  • tajnik vodi bilješke i priprema evaluacijsko izvješće
  • evaluatori moraju biti ravnopravni, a za svoju ulogu moraju imati adekvatna stručna znanja

VI. pisanje evaluacijskog izvješća.

Ugovorna tijela mogu definirati da se planirani evaluacijski proces obavezno najavi, odnosno da se o njemu obavijesti ugovorno tijelo. Ugovorno tijelo može odlučiti da njihov predstavnik sudjeluje kao promatrač u procesu evaluacije.

Evaluacijski proces zahtijeva sljedeće:

  • da se zabilježe svi koraci, rasprave i odluke
  • da se dokumentira i arhivira sva natječajna dokumentacija: tender dossie, imenovanja i deklaracije, evaluacijske tablice, zaprimljene ponude, komunikacija s natjecateljima itd.
  • promatrač, engl. observer, u evaluacijskom postupku ne smije biti ponuđač.

4. faza: Pripreme za potpisivanje ugovora

I. odabrani podugovaratelj mora dokazati prihvatljivost

II. neuspješnim ponuditeljima šalje se obavijest

III. priprema se ugovor.

5. faza: Potpisivanje ugovora

6. faza: Nakon sklapanja ugovora:

I. provodi se postupak oslobađanja od PDV-a

II. provjerava se isporučena oprema ili usluga – odgovaraju li narudžbi

III. preuzima se uvjerenje o podrijetlu najkasnije s prvom uplatom

IV. ako postoje postprodajne usluge, treba ih dokazati dokumentima

V. provode se plaćanja

VI. ispunjavaju i ovjeravaju obrasci za privremeno i finalno preuzimanje, engl. provisional and final acceptance

VII. dokumentacija se čuva punih sedam godina od posljednjeg plaćanja.