17. Implementacija: kvaliteta, nadzor, kontrola,

izvještavanje

Kad je Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava potpisan, počinje ključna faza projekta: provedba.

Dobar je običaj Ugovornih tijela/provedbenih agencija da se na početku provedbe organizira radionica za korisnike na kojima korisnici mogu dobiti potrebne upute i objašnjenja o provedbi ugovora. S radionice korisnici dobiju tzv. Implementacijski paket za grant korisnike koji sadrži sve relevantne informacije za provedbu.

Sudionici i njihove uloge u provedbi ugovora su:

Ugovorno tijelo / provedbena agencija

  • nadzor provedbe projekta
  • provjere na terenu
  • kontrola potrošenih sredstava (plaćanje).

Suradnici

  • ograničeni na putne troškove i dnevnice
  • sudjeluju u projektu manjim dijelom.

Ciljana skupina

  • skupina fizičkih i/ili pravnih osoba na koju projekt izravno želi utjecati
  • surađuju s projektnim timom.

Podugovaratelj

  • Fizičke ili pravne osobe s kojima korisnik ima ugovorni odnos (deriviran iz grant ugovora) za nabavu radova, opreme ili usluga.

Korisnik bespovratnih sredstava (s partnerima)

  • provodi ugovor i izvještava ugovorno tijelo
  • Ugovor o bespovratnim sredstvima sastoji se od:

Posebnih uvjeta ugovora i Općih uvjeta ugovora

Bitno je razumjeti da su za provedbu svojih projekata odgovorni isljučivo korisnici (prema odredbi u Općim uvjetima), iako u provedbi projekata ima poprilično sudionika. Provedba projekta mora biti usklađena s projektnom prijavom (Aneks I), trošenje sredstava mora biti usklađeno s prijavljenim proračunom (Aneks III) te je ključno poštovati sve odredbe ugovora (sekundarna nabava, pravila vidljivosti, izvještavanje).

Projektni tim korisnika (i partnera) je odgovoran za:

  • Redovito praćenje – troškova, korištenja resursa, provedbe aktivnosti, postizanja rezultata i upravljanja rizicima. Pri tome je potrebno razviti/koristiti: logičku matricu (ako postoji), proračun i plan potrošnje sredstava, plan rada/hodogram aktivnosti
  • Revidiranje plana rada – na temelju redovitog praćenja potrebno je revidirati plan rada
  • Izvještavanje – potrebno je izvještavati o napretku projekta, provedbi aktivnosti, troškovima i mogućimmodifikacijama projekta. Izvještaji se sastoje od dva dijela: narativnog i financijskog. Tijekom projekta projektni je tim dužan pripremiti mjesečno, kvartalno izvješće, međuizvješće te završno izvješće.

Mjesečni i kvartalni izvještaji pripremaju se, kako je iz naziva očito, svakoga mjeseca, odnosno svaka tri mjeseca provedbe projekta. Međuizvještaj se priprema za projekt koji traje dulje od 12 mjeseci, nakon 12. mjeseca provedbe projekta, dok se završni izvještaj priprema nakon završetka svih projektnih aktivnosti. Izvještaji sadrže informacije o napretku projekta i realizaciji planiranih aktivnosti, nastalim troškovima, uz prateću dokumentaciju kojom se dokazuje opravdanost troškova (tablice radnih sati, platne liste, putni nalozi, računi, dokazi o isplatama, ugovori, dokumentacija o sekundarnoj nabavi, materijali o vidljivosti projekta…). Završni izvještaj treba dostaviti najkasnije tri mjeseca nakon završetka provedbe projekta, s pratećim revizorskim izvješćem, izjavom o prijenosu/statusu vlasništva i dokumentacijom o opravdanosti troškova. Završni izvještaj je preduvjet za završno plaćanje.

Terenski posjeti utvrđuju realizira li se projekt prema ugovoru te konzistentnost s dostavljenim izvješćima. Provedbena agencija najavi posjet korisniku, koji priprema projektnu dokumentaciju. Tijekom terenskog posjeta provedbena agencija provjerava: upravljanje projektom, napredak projekta, financijsko upravljanje, dokumentaciju, elemente vidljivosti projekta, provođenje sekundarne nabave. Nakon provedenog terenskog posjeta, provedbena agencija priprema pismeni izvještaj o uočenim nedostacima i postavlja zahtjev za uklanjanje tih nedostataka u razumnom roku (ovisno o veličini i ozbiljnosti nedostatka). Terenski su posjeti mogući do pet godina nakon završnog plaćanja (ugovori potpisani u sklopu IPA-e imali su maksimalni rok i do sedam godina) te je moguć zahtjev za uvid u projektnu dokumentaciju.

Česti problemi koje korisnici imaju tijekom terenskih posjeta su: neuredno držanje dokumentacije, nedostatak dokaza o rezultatima (evaluacijski listići sa seminara, popis sudionika…), projektni tim nije upućen u ugovorne obveze (nepoznavanje pravila i/ili nepravilna primjena pravila sekundarne nabave); za građevinske radove: nedostatak ploče s osnovnim informacijama o gradilištu (mora ostati šest mjeseci nakon završetka radova!), sigurnost gradilišta, nedostupna građevinska dokumentacija; za nabavu opreme: oprema nabavljena potkraj projekta, nije instalirana, smještena u sporednim prostorijama, ne koristi se, nedostaje vidljivost…

Tijekom projekta moguće su izmjene ugovora. Ovisno o veličini i utjecaju promjene, razlikuju se:

Realokacije – manje izmjene aktivnosti (koje ne mijenjaju bitno projekt) ili izmjena proračuna manja od 15% proračunskog poglavlja te unos nove proračunske linije. Za komunikaciju/zahtjev za odobrenje opisanih promjena koristi se dokument „Notifikacija“ koji sadrži informaciju o izmjeni i razlozima izmjene koje se šalju tijekom provedbe projekta čim se identificira potreba za promjenom.

Primjeri promjena koje se traže realokacijom: financijske promjene unutar istog proračunskog poglavlja, financijske promjene između poglavlja, ali manje od 15% vrijednosti izvornog proračunskog poglavlja, promjena člana tima, adrese…

Dodatak ugovoru (Budget addendum) – znatnije izmjene aktivnosti i/ili trajanja ugovora, vrijednosti proračuna ili pojedinog proračunskog poglavlja za više od 15%. Važno je istaknuti da se zahtjev šalje prije nego što promjena treba stupiti na snagu (najmanje 30 dana). Primjeri promjena koje se traže u dodatku ugovoru: izmjena trajanja projekta, proračunske izmjene iznad 15%, znatne izmjene aktivnosti projekta.