16. Ocjenjivanje projektne prijave

16.1. Odgovornost za ocjenjivanje

Odgovornost za ocjenjivanje projektnih prijava ima Odbor za ocjenjivanje. Članovi s pravom glasa u Odboru uglavnom su djelatnici tijela državne uprave koji su programirali sam natječaj (grant shemu).

U UzP/GfA precizno je definiran svaki korak procesa (faza) ocjenjivanja pristiglih projekata.

16.2. Faze postupka vrednovanja projektnih prijava

Projektne prijave odabiru se na temelju propisanih kriterija i ocjenjuju se kako pristignu (prema redoslijedu prema kojem su predane). Odabiru se ispunjavanjem svih uvjeta prihvatljivosti te postizanjem propisanih minimalnih bodovnih pragova.

Vrednovanje projektnih prijava sastoji se od sljedećih faza:

1. faza – Zaprimanje i registracija

Odgovorna institucija: PT11

2. faza – Administrativna provjera

Odgovorna institucija: PT1

3. faza – Odabir projektnih prijava

Odgovorna institucija: PT1

4. faza – Provjera prihvatljivosti

Odgovorna institucija: PT22

5. faza – Odluka o financiranju

Odgovorna institucija: PT1

1. faza – Zaprimanje i registriranje projektnih prijava

Projektne prijave moraju ispunjavati sljedeće uvjete kako bi mogle biti zaprimljene i registrirane:

  • omotnica/paket je zatvoren/a; primjer:
  • na omotnici/paketu je zabilježen datum i točno vrijeme predaje projektne prijave;
  • na omotnici/paketu je naznačena referentna oznaka Poziva prema uputama u UzP/GfA;

  • na omotnici/paketu su naznačeni puni naziv i adresa prijavitelja;

  • na omotnici/paketu piše: Ne otvarati prije službenog otvaranja prijava.

Ako bilo koji od navedenih uvjeta nije ispunjen, projektna prijava neće biti registrirana te će se isključiti iz daljnjeg postupka vrednovanja.

Sve projektne prijave koje ispunjavaju navedene uvjete za registraciju bit će registrirane, a svaka registrirana prijava dobit će jedinstvenu referentnu oznaku koja će biti referentna oznaka projektne prijave/projekta tijekom projekta te ju nije moguće mijenjati.

2. faza – Administrativna provjera

Administrativna provjera pristiglih projektnih prijava provodi se primjenom kontrolne liste za administrativnu provjeru:

primjer:

16.3

U slučaju neispunjavanja kriterija navedenih u tablici Administrativna provjera, projektna prijava se isključuje iz daljnjeg postupka vrednovanja. U slučaju potrebe za dodatnim pojašnjenjima u postupku administrativne provjere, od prijavitelja se može zatražiti da dostavi pojašnjenja na zahtjev PT1. Provjerava se jesu li projektne prijave stigle do roka, jesu li pravilno označene, jesu li napisane u propisanim formatima i jeziku, je li poslan propisan broj originala i preslika, jesu li izjave u prijavi potpisane itd.

3. faza – Odabir projektnih prijava

PT1 osnovat će Odbor za odabir projekata. Svaka projektna prijava bit će ocijenjena prema kriterijima za odabir. Kriteriji temeljem kojih se ocjenjuje vrijednost svake projektne prijave vezani su uz relevantnost projektne prijave u odnosu na ciljeve Poziva, sposobnost prijavitelja da provede projekt, kvalitetu izrade i izvodljivosti, održivost projekta te horizontalna pitanja. Ta je faza najopsežniji i najdugotrajniji korak ocjenjivanja, jer se u njoj ocjenjuju potpune projektne prijave.

Obrazac za ocjenjivanje ima cijeli niz pitanja. Moguće je dobiti najviše 100 bodova, a ocjenjuju se: financijska i upravljačka sposobnost, relevantnost projektne ideje, metodologija, održivost i adekvatnost proračuna.

Odbor za odabir projekata ocjenjuje projektne prijave prema kriterijima odabira utvrđenima u UzP:

16.3. Primjeri kriterija i potkriterija za ocjenjivanje

16.4

Metodologija ocjenjivanja projektnih prijava za pojedini kriterij dio je UzP/GfA.

Primjer potkriterija za ocjenjivanja projektne prijave:

16.5

Često se definira minimalni broj bodova po pojedinom potkriteriju, npr.:

Projektne prijave moraju ostvariti:

  • za kriterij Relevantnost projekta minimalno 20 bodova
  • minimalni ukupni zbroj od 75 bodova da bi projektna prijava bila upućena u 4. fazu vrednovanja.

Projektne prijave koje prođu ovaj korak procesa dobivaju obavijest sa specifičnim zahtjevom za dostavu dodatnih dokumenata, kao što su preslike akta o osnivanju, broj bankovnog računa itd.

4. faza – Provjera prihvatljivosti

PT2 snosi ukupnu odgovornost za potvrdu prihvatljivosti. Cilj potvrde prihvatljivosti je provjeriti usklađenost projektnih prijava s kriterijima prihvatljivosti utvrđenima u Uputama za prijavitelje.

Kriteriji prihvatljivosti dijele se u tri kategorije:

  1. kriteriji prihvatljivosti za prijavitelja
  2. kriteriji prihvatljivosti za projekte
  3. kriteriji prihvatljivosti za izdatke, uključujući usklađenost s pravilima o potporama male vrijednosti, de minimis potpore.

Potvrđuje se prihvatljivost prijavitelja i partnera, odnosno usklađenost s kriterijima iz natječaja. Kao dio potvrde prihvatljivosti projekta, PT2 će utvrđivanjem maksimalnog iznosa prihvatljivih izdataka projekta u skladu s Uputama za prijavitelje i ostalim relevantnim dokumentima osigurati ispunjavanje uvjeta za financiranje projekta. Po potrebi će PT2 ispraviti predloženi proračun i/ili ukloniti neprihvatljive izdatke. Tijekom postupka korekcije (“čišćenja”) proračuna, PT2 može od prijavitelja zatražiti dodatne informacije kako bi opravdao prihvatljivost izdataka. Ako prijavitelj ne pruži informacije koje bi se ocijenile kao zadovoljavajuće, navedeni će se izdaci smatrati neprihvatljivima te će biti uklonjeni iz proračuna. Ako u procesu provjere prihvatljivosti proračuna traženi iznos potpore padne ispod najnižeg iznosa potpore koji se može dodijeliti u sklopu natječaja, projekt se neće smatrati prihvatljivim za financiranje.

Sve projektne prijave koje ne ispunjavaju kriterije prihvatljivosti bit će odbačene; samo one projektne prijave koje ispune sve kriterije prihvatljivosti bit će predložene za financiranje.

Nakon provjere prihvatljivosti, PT2 izrađuje i podnosi PT1 izvješće o prihvatljivosti za svaku projektnu prijavu, koje sadrži glavne zaključke i mišljenje o projektnim prijavama, uključujući podatke o predloženim ukupnim prihvatljivim izdacima i ukupnom iznosu potpore koji može biti dodijeljen.

5. faza – Odluka o financiranju

Kako bi se smatrao prihvatljivim za financiranje, projekt mora zadovoljiti sve kriterije prihvatljivosti koji su predmet provjere u fazi 4 te ispuniti minimalne uvjete o broju bodova, ako je takav uvjet postavljen (npr. minimalno 20 bodova za Relevantnost projekta te minimalni ukupni zbroj od 75 bodova).

16.4. Potpisivanje ugovora

Nakon donošenja Odluke o financiranju, PT1 i PT2 pozivaju prijavitelja da u roku od (najčešće) 30 dana od dana donošenja Odluke o financiranju potpiše Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava. Sve projektne prijave za koje u navedenom roku sve ugovorne strane ne potpišu Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava bit će odbačene (npr. u slučaju da prijavitelj ne potpiše i ne vrati Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava u propisanom roku, osim ako to nije potpuno opravdano, PT1 će smatrati da je prijavitelj odustao od svoje projektne prijave i može poništiti Odluku o financiranju te će korisnika u roku od 15 radnih dana od datuma poništavanja obavijestiti o takvoj odluci).

Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava stupa na snagu tek kad ga potpiše zadnja ugovorna strana.

1 PT1 – posredničko tijelo 1 – Nacionalno tijelo koje, u okviru odgovornosti Upravljačkog tijela, obavlja delegirane funkcije vezane za odabir projekata za financiranje)

2 PT2 – posredničko tijelo 2 – Nacionalno ili javno tijelo koje, u okviru odgovornosti Upravljačkog tijela, obavlja delegirane funkcije koji se odnose na provjeru jesu li financirani proizvodi i usluge isporučeni, jesu li izdaci koje je korisnik prikazao za projekt stvarno nastali te udovoljavaju li nacionalnim i pravilima Europske unije tijekom cijelog razdoblja provedbe i trajanja projekta