12. Pretpostavke, preduvjeti i rizici

12.1. Preduvjeti

Nakon što je definiran opći cilj i specifični ciljevi projekta, potrebne aktivnosti kojima će se postići zacrtani rezultati, treba razmotriti potencijalne prepreke uspješnoj provedbi projekta.

Te se prepreke dijele u dvije osnovne grupe: preduvjete i pretpostavke.

Preduvjeti su situacije i/ili činjenice nužne da projekt uopće počne s provedbom. Bez ispunjenih pretpostavki korisnik neće ni počinjati provedbu projekta, s obzirom na to da bez željene početne situacije i/ili ispunjenih činjenica projekt nema izgleda za ostvarivanje u projektnoj prijavi zacrtanih rezultata, općeg cilja i specifičnih ciljeva.

Česti primjeri preduvjeta su:

  • dobivena financijska sredstva za provedbu – ako Europska unija nije pozitivno ocijenila projektnu prijavu i predložila je za sufinanciranje, korisnik nema potrebna (financijska) sredstva za realizaciju općeg cilja i specifičnih ciljeva, pa neće ni počinjati projekt
  • izglasani zakoni, donesen novi zakonodavni okvir – ako je određeni zahtjev ili zakonodavni okvir nužan preduvjet za realizaciju projekta
  • za infrastrukturne projekte: “čisti” papiri (riješeni vlasnički odnosi), ishođena građevinska dozvola – ako građevinske i ostale potrebne dozvole nisu ishođene, ostvarenje cilja projekta (izgradnja infrastrukture) izrazito je nesigurno.

Pri pripremi projektne prijave, korisno je postaviti sljedeća pitanja:

  • Koji su preduvjeti nužni prije početka akcije?
  • Koji uvjeti izvan utjecaja korisnika (korisnikove organizacije) moraju biti zadovoljeni da bi se počelo s provedbom projekta?

12.2. Pretpostavke

Pretpostavke su situacije i/ili čimbenici na koje projekt ne može izravno utjecati, odnosno koje su izvan izravne kontrole projekta, ali koje su od presudne važnosti za ostvarivanje zacrtanih rezultata, općeg cilja i specifičnih ciljeva. Pretpostavke moraju biti zadovoljene da bi korisnik mogao uspješno realizirati provedbu projekta: ostvariti rezultate, opće i specifične ciljeve i ostvariti dugotrajnu korist ciljnim skupinama. S obzirom na napisano, korisnik treba za cjelokupnog trajanja projekta kontinuirano i pažljivo pratiti njihovo ostvarivanje i imati razrađene odgovore, odnosno planirane aktivnosti koje će poduzeti u slučaju neostvarivanja pretpostavki.

Pri pripremi projektne prijave, korisno je postaviti sljedeća pitanja:

  • Koje su situacije i/ili vanjski čimbenici nužni da bi se postigao cilj?
  • Koje situacije i/ili vanjski uvjeti moraju biti zadovoljeni da bi se u planiranom vremenu postigli zacrtani rezultati?

Primjeri pretpostavki:

  • Javna kampanja podizanja svijesti JLS-a (jedinica lokalne samouprave) pozitivno utječe na sanitarne navike i zdravlje stanovnika.
  • Kvaliteta vode u rijeci ostaje stabilna, nema novih zagađivača.
  • Nekontrolirano odlaganje otpada u rijeku se smanjuje ili se barem ne povećava.
  • Korištenje sustava odvodnje društveno je prihvatljivo.
  • Osobe bez radnog iskustva aktivno traže zaposlenje.
  • Poslodavci primjenjuju postojeće mjere zapošljavanja osoba 40+.
  • Veći broj obrazovnih programa prilagođen je mogućnostima i potrebama osoba s invaliditetom.

Zašto su identifikacija i određivanje pretpostavki važni za provedbu projekta?

  • Definira se okruženje projekta i situacije i/ili vanjski čimbenici koji mogu poduprijeti uspješnu realizaciju projekta, ali i ugroziti provedbu projekta ako krenu u neželjenom smjeru.
  • Prije provedbe projekta identificiraju se situacije i vanjski čimbenici o kojima ovisi uspjeh projekta, a koje projekt ne može kontrolirati, te se utvrđuju opasnosti i dobre strane koje identificirane pretpostavke mogu imati na provedbu projekta.
  • Identificiraju se situacije koje trebaju tijekom cijelog projekta biti pod stalnim nadzorom.

Pretpostavke za uspješnu provedbu projekta identificiraju se tijekom analitičke faze. Analiza dionika i analiza problema između ostalog rezultiraju i prepoznavanjem vanjskih utjecaja na provedbu projekta. To mogu biti zakonodavni okvir, tehničke i ekonomske mogućnosti, politički aspekti ili potpora i zainteresiranost javnosti nad kojima projekt ne može imati ni uspostaviti kontrolu, a nužne su za ostvarenje zacrtanih rezultata, općeg cilja i specifičnih ciljeva. Nakon što su pretpostavke identificirane, treba procijeniti vjerojatnost realizacije svake pretpostavke i njezin utjecaj na projekt. Neke od pretpostavki bit će vrlo važne za provedbu projekta, dok će druge biti manje važne, a one koje budu prepoznate kao nevažne, neće se dalje ni razmatrati.

12.3. Zašto su preduvjeti i pretpostavke važni za provedbu projekta

Odgovor na postavljeno pitanje dio je tzv. vertikalne logike projekta. Spomenuta logika razmatra se na sljedeći način:

  • kad se ispune preduvjeti za provedbu projekta, počinje se s provedbom aktivnosti
  • nakon realizacije aktivnosti te ako se pretpostavke vezane uz aktivnosti pokažu točnima, ostvarit će se zacrtani rezultati
  • rezultati i pretpostavke vezane uz rezultate omogućuju ostvarivanje specifičnih ciljeva (svrha projekta)
  • kad su postignuti specifični ciljevi projekta i kad su pretpostavke na toj razini ispunjene, projekt će ostvariti doprinos postizanju općih ciljeva projekta.

12.4. Analiza rizika, mjere prevencije i korekcije

U prethodnom je tekstu istaknuto da su pretpostavke vanjske situacije/čimbenici koji su izvan kontrole projekta, a mogu imati znatan utjecaj na provedbu. Formulirane su na pozitivan način; primjerice “postoji očekivana podrška i zainteresiranost javnosti za aktivnosti projekta”, “vanjski stručnjaci su zainteresirani za sudjelovanje u projektu”, “adekvatni vremenski uvjeti za građevinske radove” i slično.

U pripremi projektne prijave potrebno je razmotriti/analizirati alternative ako se pretpostavke ne ostvare, odnosno ako se situacija razvije u neželjenom smjeru. Ta se analiza naziva analiza rizika.

Rizici su već spominjane situacije, vanjski čimbenici i događaji koji bi mogli utjecati na provedbu i ukupni uspjeh projekta, formulirani na negativan način (na primjer: nedostatak očekivane potpore i zainteresiranosti javnosti za aktivnosti projekta ili čak opstruiranje aktivnosti projekta, nezainteresiranost vanjskih stručnjaka za sudjelovanje u projektu, loši vremenski uvjeti koji ne dopuštaju obavljanje planiranih građevinskih radova i slično).

Upravljanje rizicima znači:

  1. identificirati moguće događaje i procijeniti svaki od identificiranih rizika
  2. izraditi plan prevencije od nastupa rizika i/ili plan ublažavanja realiziranog rizika
  3. pratiti i kontrolirati identificirane rizike, kontinuirano analizirati poznate pretpostavke koje mogu postati rizici i identificirati nove.

U identifikaciji i procjeni rizika (1), tri su važna parametra o kojima treba voditi računa:

  1. vjerojatnost da se rizik ostvari
  2. mogućnost da utječemo na njegovo ostvarenje
  3. posljedice koje proizlaze iz realiziranog rizika.

Projektna prijava koja nema identificirane rizike nedovoljno je i površno pripremljena prijava. Svaki projekt ima situacije i vanjske čimbenike koji mogu imati utjecaja na njegovu provedbu. Identifikacija rizika vezanih uz provedbu projektnih aktivnosti, ostvarenje rezultata, općeg cilja i specifičnih ciljeva i njihovo dokumentiranje u projektnoj prijavi nisu znak nesigurnosti projekta, već upravo suprotno, dokaz da je korisnik ozbiljno sagledao sve aspekte provedbe projekta, uočio potencijalne opasnosti i razradio plan aktivnosti koje će poduzeti u slučaju da se rizik ostvari. Opisani pristup analizi rizika dokazuje sustavan, promišljen pristup korisnika u definiranju projektne ideje i analizu okolnosti u kojima bi se projekt provodio. Nakon identifikacije rizika, pristupa se idućem koraku, a to je razrada mjera korekcije i prevencije, odnosno odgovor što će se poduzeti ako se rizik ostvari (mjere korekcije) i što će se poduzeti kako bi se maksimalno smanjila vjerojatnost ostvarenja rizika (mjere prevencije).

Primjer tablice koja se može koristiti za detaljnu analizu rizika i razrade jednog rizika:

12.2

  • u stupcu Rizik treba opisati svaki rizik koji se može pojaviti i ugroziti ostvarenje ciljeva, tj. uspješnu realizaciju projekta; te rizike treba povezati s Aktivnošću u sklopu koje se mogu dogoditi
  • vjerojatnost pojave rizika boduje se od 1 do 5; pri čemu je 1 = mala vjerojatnost, 5 = velika vjerojatnost pojave rizika; isto se boduje i utjecaj, odnosno učinak koji bi se dogodio pojavom rizika; za izračun vrijednosti rizika množi se vrijednost vjerojatnosti pojave rizika i utjecaja/učinka
  • mjera prevencije – kako maksimalno smanjiti vjerojatnost ostvarenja rizika
  • mjera korekcije – što će se poduzeti ako se rizik ostvari.

Ako je rizik previsok (nema pravila, granicu definira korisnik; npr. izračun veći od 15 ili 20), aktivnost je prerizična i preporučljivo je zamijeniti je alternativnom metodom ili intervencijom.